Microsoft SharePoint und DAM-Systeme im Vergleich

By teamnext Editorial Team

Die professionelle Verwaltung digitaler Medien und Dokumente ist für die meisten Unternehmen unerlässlich. Microsoft SharePoint ist eine dafür häufig genutzte Plattform. Sie wurde primär für die Verwaltung und Verteilung von Dokument-Dateitypen entwickelt. Systeme, die speziell für die Verwaltung von Bild- und Videodateien konzipiert sind, fallen in die Kategorie Digital Asset Management. Mediale Inhalte werden dabei als Vermögenswerte eines Unternehmens verstanden.

Sowohl Microsoft SharePoint als auch typische DAM-Systeme bieten Funktionen für das Speichern, Organisieren und Teilen digitaler Inhalte. Trotz dieser funktionalen Überschneidungen gibt es wesentliche Unterschiede, die je nach Ausrichtung eines Unternehmens entscheidend sein können.

Die Frage, welches System die sinnvollere Investition ist, lässt sich daher nur auf Basis klarer unternehmensspezifischer Anforderungen.

Hauptzweck und Funktionalität eines DAM-Systems

DAM-Systeme werden speziell für die zentrale Verwaltung, Strukturierung und Verteilung digitaler Medien wie Fotos, Grafiken und Videos entwickelt. Der Funktionsumfang reicht heute von Metadatenmanagement und Lizenzverwaltung bis hin zu Duplikaterkennung und AI

gestützten Analysen von Bild- und Videoinhalten.

DAM-Systeme unterstützen in der Regel alle gängigen Media Dateitypen. Das bedeutet, dass Dateien innerhalb der Plattform zuverlässig angezeigt oder abgespielt werden können. Bearbeitungsfunktionen sind meist auf Zuschnitt und Skalierung begrenzt. DAM-Systeme sind kein Ersatz für kreative Produktionssoftware wie Photoshop. Sie dienen der Verwaltung bereits produzierter Inhalte.

Typische Organisationen mit DAM Einsatz sind:

  • Werbe-, Marketing- und PR-Agenturen

  • Anbieter von Stockfotos und Stockvideos

  • Nachrichten- und Presseagenturen

  • Museen und Bildarchive

  • Marketing- und Kommunikationsabteilungen

  • Produkthersteller

  • Sport- und Entertainment-Organisationen

  • Öffentliche Institutionen und Universitäten

DAM-Systeme werden zunehmend auch in Unternehmen genutzt, die nicht unmittelbar mit der Vermarktung von Medien verbunden sind. Digital Asset Management kann zum Beispiel in der internen Kommunikation oder im Personalwesen relevante Prozesse unterstützen.

DAM-Lösungen können wie SharePoint On Premises betrieben werden. Der Trend geht jedoch klar in Richtung Cloud basierter SaaS Lösungen.

Vorteile von SharePoint

SharePoint bietet Vorteile für Unternehmen, die überwiegend mit Dokumenten arbeiten und Microsoft 365 nutzen.

Umfassende Versionsverwaltung

  • Vergleich und Wiederherstellung von Versionen

  • Nachvollziehbarkeit von Änderungen

  • Unterstützung für alternative Entwürfe

Starke Sicherheitsmechanismen

  • Verschlüsselung und Authentifizierung nach Microsoft Standards

  • Granulare Berechtigungen für Zugriff und Bearbeitung

  • Trennung von Lese- und Schreibrechten

Nachteile von SharePoint

Geschlossenes System

  • Starke Bindung an das Microsoft Ökosystem

  • Keine native Integration in andere Arbeitsumgebungen wie Google Workspace oder Adobe Creative Cloud

  • Konvertierungen beim Import externer Formate können Versionsverläufe zerstören

Kein automatischer Metadatenimport bei Bildern und Videos

  • Metadaten aus Media Dateien werden beim Import nicht standardmäßig übernommen

  • Metadatenimporte über CSV sind möglich, aber kein gleichwertiger Ersatz

Eingeschränkte Einbindung externer Stakeholder

  • Datenaustausch primär für interne Teams konzipiert

  • Externe Beteiligte sind nur eingeschränkt integrierbar

  • Relevant bei Zusammenarbeit mit Agenturen, Freelancern und Partnern

Benutzeroberfläche und Einrichtung

  • Einrichtung gilt als anspruchsvoll

  • Oberfläche ist für nicht administrative Nutzer oft wenig intuitiv

  • Einarbeitungsaufwand ist in der Praxis hoch

Vorteile eines modernen DAM-Systems

Granulare Zugriffskontrollen

  • Rollenbasierte Berechtigungen bis auf Einzeldateiebene

  • Metadatenbasierte Filter und Freigaberegeln

  • Mechanismen für intelligentes Freigabemanagement

Datenintegration

  • Unabhängiger von einem einzelnen Ökosystem

  • Schnittstellen wie REST APIs ermöglichen individuelle Integrationen

  • Je nach Anbieter Anbindung an Anwendungen von Adobe, Google oder Microsoft möglich

Umfassende Metadatenunterstützung

  • Metadaten sind Kernfunktion eines DAM-Systems

  • Auslesen und Import vorhandener Metadaten ist Standard

  • Unterstützung mindestens für XMP und Exif, optional IPTC-IIM

  • Metadaten unterstützen Strukturierung, Auffindbarkeit und Lizenzdokumentation

Erweiterte AI-Funktionen

  • Bildähnlichkeitssuche und visuelle Suche

  • Suche per natürlicher Sprache

  • Automatische Erkennung von Personen und Objekten mit Verschlagwortung

  • Diese Funktionen fehlen in SharePoint typischerweise, da der Fokus auf Dokumenten liegt

Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit

  • Viele DAM-Systeme sind auf schnelle Nutzung durch breite Nutzergruppen ausgelegt

  • Unterschiede bestehen je nach Anbieter, aber die Bedienlogik ist häufig medienorientierter als bei SharePoint

Nachteile von DAM-Lösungen

Kein Versionsverlauf für Dokumente in SharePoint Qualität

  • Dokumente können gespeichert und teils angezeigt werden

  • Detaillierte Änderungsverläufe sind meist nicht in vergleichbarer Tiefe vorhanden

Höhere Investition

  • SharePoint Cloud ist oft Teil eines Microsoft 365 Abonnements

  • DAM-Systeme verursachen in der Regel zusätzliche Lizenz- und Betriebskosten

  • Bei hohem Medienvolumen amortisiert sich die Investition häufig über Effizienzgewinne

Fazit

Die Wahl zwischen Microsoft SharePoint und einem DAM-System hängt von den Anforderungen eines Unternehmens ab. SharePoint ist stark bei Dokumentenverwaltung und interner Kollaboration, insbesondere in Unternehmen mit Microsoft 365 Standardisierung. Seine zentralen Stärken sind Versionsverwaltung und Sicherheitsmechanismen.

DAM-Systeme sind für Medieninhalte optimiert. Sie bieten starke Metadatenfunktionen, Lizenzmanagement, AI gestützte Analysefunktionen und oft bessere Unterstützung für die Zusammenarbeit zwischen internen und externen Beteiligten. Zudem sind Integrationen in unterschiedliche Arbeitsumgebungen je nach Anbieter flexibler möglich.