Bildverwaltung für Unternehmen: Ein Leitfaden

Was eine professionelle Bildverwaltung ausmacht und ob dafür bereits Budget vorgesehen ist, wird in vielen Organisationen erst spät systematisch geklärt. Dieser Leitfaden dient als Orientierung.

Seit dem Jahr 2006 haben sich die Ausgaben von Unternehmen für Online-Werbung mehr als verfünffacht. Allein in Deutschland beliefen sich im Jahr 2020 die digitalen Werbebudgets auf über 10 Milliarden Euro pro Jahr.

Neben den Werbebudgets haben sich auch die Investitionen in die Erstellung von digitalem Content vervielfacht. Digitaler Content zählt damit zu den zentralen Marketing-Assets von Unternehmen.

Gleichzeitig erhält die Verwaltung dieser digitalen Assets, also Bilder, Videos, Dokumente und weitere Formate, in vielen Organisationen vergleichsweise wenig Aufmerksamkeit. Relevante Fragen sind, warum dieses Defizit entsteht und mit welchen Mitteln es behoben werden kann.

Die folgenden Abschnitte ordnen die Themen ein und zeigen Wege auf, wie sich aus digitalen Medienbeständen mehr Nutzen ableiten lässt.

Was sind digitale Assets?

Zwischen einer digitalen Datei und einem digitalen Asset besteht ein wesentlicher Unterschied. Eine digitale Datei kann von jedem Mitarbeiter erstellt werden und muss nicht zwingend einen Wert für ein Unternehmen darstellen. Digitale Assets sind dagegen digitale Vermögenswerte.

Zu den digitalen Marketing-Assets zählen immaterielle Güter und schöpferische Werke wie Fotos, Grafiken, Videos, Audios und Texte. Häufig liegen sie als Multimedia Inhalte vor. In der Summe bilden sie ein Gesamtvermögen, das erhalten und erhöht werden soll, um den daraus abgeleiteten ROI zu maximieren.

Aufgrund der Komplexität und Bedeutung dieses Fachgebietes für mittelständische und große Unternehmen empfiehlt sich der Einsatz einer professionellen Bildverwaltung. Fachsprachlich wird sie als Digital Asset Management Plattform bezeichnet, kurz DAM-Plattform.

Warum eine professionelle Bildverwaltung benötigt wird

Im Unterschied zu einem einfachen Cloudspeicher oder Filesharing Dienst können digitale Marketing Assets in einer professionellen Bildverwaltung mit Zusatzinformationen und Metadaten angereichert werden. Dazu zählen Bildbeschreibungen, Schlagwörter, Lizenzinformationen, Copyright-Vermerke, Hinweise zu Einwilligungserklärungen oder Kampagneninformationen.

Dadurch sind digitale Assets schneller auffindbar und stehen berechtigten Nutzern ortsunabhängig zur sofortigen Verwendung zur Verfügung. Das erhöht die Produktivität, beschleunigt Prozesse für digitalen Content und kann die mediale Reichweite erhöhen.

In vielen Unternehmen werden digitale Assets nicht nur im Marketing erzeugt und genutzt, sondern auch in der Unternehmenskommunikation, der Eventorganisation oder im Produkt und Industriedesign.

In einer professionellen Medienverwaltung lassen sich verschiedene Asset-Typen gemeinsam verwalten und organisieren. Das schließt auch Dateiformate wie Vektorgrafiken, Multimedia-Präsentationen oder RAW-Formate ein.

Warum digitale Assets nicht über Dienste wie WeTransfer oder Dropbox organisiert werden sollten

Bei klassischen Cloudspeicher und Filesharing Diensten wie Dropbox, Google Drive, OneDrive oder WeTransfer stehen Dateispeicherung und Datentransfer im Fokus. Ein cloudbasiertes DAM-System bietet einen deutlich größeren Funktionsumfang.

Ein Grundsatz professioneller Medienverwaltung ist die zentrale Speicherung aller Assets in unikater Originalversion. Wird ein Asset in anderer Auflösung, Dateigröße oder in einem anderen Dateiformat benötigt, greift das System auf die Originalversion zurück und erzeugt daraus die benötigte Variante. Auch bei Alben, Sammlungen oder kuratierten Zusammenstellungen werden Assets nicht physisch kopiert, sondern virtuell bereitgestellt. Es entstehen keine unnötigen Kopien im System. Stattdessen wird mit Dateiverweisen gearbeitet, um die Plattform schlank und leistungsfähig zu halten.

Bei einer zeitgemäßen Bildverwaltung stehen nicht nur Organisation und sichere Speicherung im Vordergrund. Freigabe, Verteilung und Nachverfolgung sind ebenso relevant. Zugriffs und Bearbeitungsrechte werden in der Regel granular an Nutzer oder Nutzergruppen vergeben. Dadurch lässt sich digitaler Content innerhalb eines Unternehmens besser verteilen und der Nutzungsgrad vorhandener Medienbestände erhöhen.

Das digitale Herz der Marken und Unternehmenskommunikation

Während ein klassischer Cloudspeicher primär Dateiverwaltung abbildet, stellt ein Digital-Asset-Management-System digitalen Content in den Mittelpunkt. Darum herum werden relevante Prozesse wie Archivierung, Strukturierung, Verteilung, Implementierung und Nachverfolgung abgedeckt.

Eine cloudbasierte Medienverwaltung fungiert damit als zentraler Baustein für Kommunikationsprozesse. Interne Abläufe werden beschleunigt und effizienter. Gleichzeitig wird die langfristige Nutzbarkeit von Bild, Video und Grafikdateien abgesichert. Ein hoher ROI entsteht nur, wenn produzierte Inhalte langfristig genutzt und gezielt distribuierbar bleiben, statt ungenutzt in Ablagen zu liegen.

Eine online verfügbare DAM-Plattform ist mit einer strukturierten Bibliothek vergleichbar. Relevante Inhalte sind schnell auffindbar. Ergebnisse lassen sich vervielfältigen, verteilen und publizieren. Ein zentraler Distributionskanal unterstützt zudem konsistente Markensichtbarkeit, besonders in dezentralen Organisations und Vertriebsstrukturen.

State of the art: Was eine moderne Bildverwaltung zusätzlich auszeichnet

Moderne Bildverwaltungssoftware ist in der Regel cloudbasiert. Sie zeichnet sich durch eine intuitive Benutzeroberfläche sowie Flexibilität und Sicherheit aus. Zeitgemäß ist sie vor allem dann, wenn maschinelles Lernen integraler Bestandteil ist. Maschinelles Lernen bildet die Grundlage für die meisten Formen künstlicher Intelligenz. In der Praxis führt AI zu einer starken Beschleunigung von Workflows. Aufgaben, die früher manuell und zeitintensiv waren, können automatisiert und präzise erledigt werden.

Schlagwörter werden häufig manuell gepflegt. Die Suche nach Personen erfolgt oft über Ordnerstrukturen. Duplikate entstehen in gewachsenen Ablagen schnell. AI gestützte Plattformen können hier Routinearbeit reduzieren. Personen und Objekte werden automatisch erkannt. Tags werden erzeugt. Duplikate können bereits beim Upload identifiziert werden.

Intelligentes Dateistatus Management

Ein weiteres Feature zur Beschleunigung von Workflows ist ein durchdachtes Dateistatus-Management. Wenn administrative Nutzer sofort erkennen können, ob ein Bild noch in Bearbeitung ist, für die öffentliche Wiedergabe freigegeben oder gesperrt wurde, sinkt der Abstimmungsaufwand. Dadurch wird Zeit gespart und Fehler im Freigabeprozess werden seltener.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass mit der Einführung einer modernen Medienverwaltung Arbeitsabläufe so beschleunigt werden, dass zeitliche Freiräume entstehen. Diese Freiräume können für den eigentlichen Kreativprozess genutzt werden. Produktionskosten für digitale Marketing-Assets sinken, während der kreative Output des Marketingteams steigen kann.

Best Practices: Maximaler Mehrwert bei der Bildverwaltung

In den folgenden Abschnitten wird praxisnah beschrieben, wie der Wechsel von einer klassischen Bilddatenbank hin zu einer cloudbasierten Medienverwaltung gelingen kann. Ausgangspunkt ist die Auswahl der passenden Softwarelösung.

Wie die richtige Softwarelösung gefunden wird

Wie bei jedem IT Projekt sollte zu Beginn ein konkretes Anforderungsprofil definiert werden.

Folgende Fragestellungen unterstützen den Auswahlprozess:

• Welche Typen von digitalen Assets sollen verarbeitet werden?
  (zum Beispiel Fotos, Illustrationen, Videos, Audios, Vektorgrafiken, Office Formate und Präsentationen)

• Welche Dateiformate werden verwendet?
  (zum Beispiel jpeg, tiff, png, webp, psd, ai, svg, pdf, mp4, mov, ppt, docx)

• Wie viel Speicherplatz wird für den Einstieg benötigt?

• Sind bestehende Datenstrukturen wie Schlagwortbaum oder Synonymverzeichnis ins neue System überführbar?

• Welche Abteilungen sollen das System künftig intern nutzen?
  (zum Beispiel Marketing, PR, Unternehmenskommunikation, Personalwesen, Vertrieb)

• Wie viele Mitarbeitende sollen das System nutzen und wie viele Lizenzen werden benötigt?

• Wie hoch ist das Budget und auf welche Funktionen kann gegebenenfalls verzichtet werden?

• Welche externen Stakeholder sind zu berücksichtigen?
  (zum Beispiel Agenturen, Kunden, Klienten, Partner, Sponsoren oder Pressevertreter)

• Sind rechtliche Themen zum Lizenzmanagement relevant?
  (zum Beispiel Lizenzverwaltung von Bildmaterial externer Fotografen oder von Stockfotos)

• Sind rechtliche Themen zur Einwilligung in die mediale Nutzung relevant?
  (zum Beispiel Verwaltung von Model und Property Releases für redaktionelle oder werbliche Nutzung in sozialen Medien, auf Webseiten, für Print oder fürs Intranet)

• Wird eine AI Platform für Gesichtserkennung benötigt?

• Wird eine AI gestützte Objekterkennung benötigt?

• Gibt es unternehmensspezifische Prozesse oder Anforderungen, die gesondert berücksichtigt werden müssen?

• Müssen besondere Datenschutzvorgaben beachtet werden, die über DSGVO Konformität hinausgehen?
  (zum Beispiel besonders hohe Sicherheitsanforderungen aufgrund von Verschwiegenheitspflichten)

Testen, bevor entschieden wird

Nach der Auswahl eines passenden DAM-Systems sollte die Lösung umfassend getestet werden. Dabei stehen die Features der Plattform und die Performance der Infrastruktur im Vordergrund.

Auch die Einarbeitungszeit ist ein relevantes Kriterium. Wenn die Nutzung trotz funktionaler Qualität kompliziert ist und selbst für IT-affine Nutzer mehrere Stunden Einarbeitung erfordert, wurde der Bereich User Experience vernachlässigt. Geeignet sind Systeme, die funktionale Anforderungen erfüllen und gleichzeitig einfach zu bedienen sind.

Digitale Assets richtig organisieren

Im Gegensatz zu einem einfachen Cloudspeicher oder zur lokalen Dateiverwaltung per Windows Explorer oder Finder bietet eine professionelle Medienverwaltung eine mehrdimensionale Organisationsstruktur. Bilder, Videos und Grafikdateien werden nicht nur in Ordnerstrukturen organisiert, sondern zusätzlich über Verweise in virtuellen Alben und Sammlungen kuratiert.

Darüber hinaus lassen sich Mediendateien mit zusätzlichen Informationen anreichern. Über Metadatenfelder, die Exif, IPTC-IIM oder XMP bereitstellen, wird die Indexierung verbessert.

Damit entfällt die Abhängigkeit von Ordner und Dateinamen, um Inhalte im digitalen Archiv wiederzufinden. Kombinierbare Such- und Filterfacetten, zum Beispiel nach Dokumententyp, Kategorie, Lizenzart, Bildausrichtung, Aufnahmedatum, Upload Datum oder Farbdominanz, ermöglichen auch Gelegenheitsnutzern einen schnellen Zugriff auf passende Marketing Assets.

Einführung einer professionellen Bildverwaltung planen

Unabhängig davon, ob eine cloudbasierte oder eine On Premises Lösung gewählt wird, steht am Anfang eine Bestandsaufnahme. Für die Einführung eines neuen Systems müssen vorhandene Marketing-Assets gesichtet und klassifiziert werden.

In gewachsenen Ablagestrukturen liegen häufig Bestandsdaten, die zwar archiviert sind, aber nicht mehr aktiv genutzt werden. Veraltetes oder unbrauchbares Medienmaterial sollte identifiziert werden. Anschließend folgt die Auswahl der digitalen Assets, die langfristig in der online abrufbaren Bildverwaltung vorgehalten werden sollen.

Für Dateien, die im alten Ablagesystem verbleiben, ist eine kritische Bewertung sinnvoll, ob noch ein Wert für das Unternehmen besteht. Leitfrage bleibt, ob es sich um ein digitales Asset handelt oder ob eine Aussonderung möglich ist.

Migration planen

Unabhängig davon, ob digitale Assets bisher in einem Cloudspeicher, auf externen Festplatten oder auf einem Inhouse Server liegen, ist die Planung der zukünftigen Datenstruktur zentral. Vor Beginn der Datenmigration sollte ein Strukturplan für digitale Assets erstellt werden. Orientierungspunkt sind die zukünftigen Nutzer der Medienverwaltung. Unterschiedliche Stakeholder Gruppen suchen oft nach unterschiedlichen Mustern.

Beim Aufbau des Strukturplans gelten folgende Grundregeln:

• Überblick über den bisherigen Bestand schaffen und Organisationsprinzipien identifizieren

• Sinnvolle Ergänzungen wie Gruppierungen oder Kategorien definieren, um die Struktur übersichtlich zu gestalten

• Einheitliche Prinzipien konsequent anwenden

• Zusätzliche Ebenen sparsam einsetzen und eine Überkomplexität vermeiden

Metadaten in Austauschformate exportieren

Sobald der Strukturplan steht, kann der Wechsel zu einer technisch aktuellen Bilddatenbank vorbereitet werden. Die Migration des Medienbestandes ist dabei der wichtigste, aber nicht der einzige Punkt.

Wenn bereits mit Schlagworthierarchien, einem Thesaurus oder anderen Werkzeugen für kontrolliertes Vokabular gearbeitet wurde und diese Daten erhalten bleiben sollen, müssen sie aus bestehenden Datenbanken exportiert und in maschinenlesbare Austauschformate überführt werden, zum Beispiel csv, xml oder json. Die Spezifikationen liefert der neue Anbieter. In der Regel wird auch Unterstützung bei der Aufbereitung der Importdaten angeboten.

Konzentration auf kritische Assets

Für den Wechsel vom bisherigen Speicher zum neuen System empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen. Der Einstieg erfolgt idealerweise mit den digitalen Assets, die für das Tagesgeschäft kritisch sind. Dadurch wird ein schneller operativer Übergang ermöglicht. Gleichzeitig entsteht keine Situation, in der zwei Datenbanken parallel durchsucht werden müssen.

Abhängigkeiten vom Anbieter vermeiden

Vor Abschluss eines Vertragsverhältnisses sollte geprüft werden, ob ein faires Exit Szenario vorgesehen ist. Mündliche Zusagen sind nicht rechtssicher. Entscheidend sind verschriftlichte Klauseln.

Sichergestellt sein sollte:

• Mediendateien bleiben in der vorhandenen Ordnerstruktur exportierbar, zum Beispiel über dauerhaften Zugriff per FTP oder SFTP

• Metadaten wie Tags, Beschreibungen, Copyrightangaben oder Lizenzinformationen bleiben in maschinenlesbare Austauschformate überführbar und jederzeit downloadbar

Damit bleibt uneingeschränkter Zugriff auf alle Daten erhalten. Gleichzeitig bleibt die Möglichkeit, lokale Datensicherungen zu erstellen. Dadurch sinkt das Risiko eines einseitigen Abhängigkeitsverhältnisses und einer erschwerten Rückkehr zu einer On Premises Lösung.

Fazit: Bildverwaltung als notwendiger Baustein moderner Unternehmen

Mit einer professionellen Medienverwaltung lässt sich der Nutzen vorhandener digitaler Assets erheblich steigern. Interne Prozesse werden beschleunigt und effizienter gestaltet. Wer den Nutzen einer Fotodatenbank erhöhen und Freiräume für kreative Prozesse schaffen möchte, kommt an der Investition in ein modernes System kaum vorbei.

Die Kosten für Software ergeben sich meist aus der Anzahl der Nutzerlizenzen, dem Nutzungszeitraum sowie dem Umfang des genutzten Speicherplatzes. Cloudbasierte Modelle werden häufig als Software as a Service abgerechnet und amortisieren sich in der Regel innerhalb kurzer Zeit.

Bei On Premises Lösungen liegen die Kosten häufig höher. Dafür ist Datenhoheit stärker ausgeprägt, da volle Kontrolle über die Server besteht. Bei schwacher Internetanbindung oder überdurchschnittlich hohem Speicherbedarf kann eine On Premises Lösung ebenfalls vorteilhaft sein.

Probieren geht über Studieren

Die cloudbasierte Lösung teamnext | Media Hub kann über eine kostenlose 14 tägige Testphase kennengelernt werden. Der Media Hub ist eine Bildverwaltung für Unternehmen mit KI Funktionen und intuitiver Bedienbarkeit. Gleichzeitig werden hohe Anforderungen an Datensicherheit abgedeckt. Die Lösung wird von mittelständischen Unternehmen der DACH Region und von großen Organisationen innerhalb der EU genutzt. Weitere Informationen stehen auf teamnext.de/produkt.

Zusätzlich kann ein Termin für eine kostenlose Online Produktdemo mit Experten gebucht werden. Dafür steht ein Kontaktformular zur Verfügung.

Die wichtigsten Features im Überblick

Folgende Liste fasst Features und Vorteile einer modernen Medienverwaltung zusammen:

• Cloud Infrastruktur mit globalen Zugriffsmöglichkeiten für effizientes Arbeiten im Team

• Schnelle Auffindbarkeit und kontrolliertes Teilen von Mediendateien

• Vertraute Ordnerstrukturen in Kombination mit intelligenten Suchfunktionen

• Effiziente Erschließung großer Medienbestände durch KI gestützte Erkennung von Personen und Objekten

• Eigene Schlagwortstruktur und zusätzliche Meta Inhalte für optimierte Auffindbarkeit und Dokumentation

• Rechtssichere Mediennutzung durch Verwaltung von Bildlizenzen und Einwilligungserklärungen

• Granulare Nutzerrechteverwaltung für hohe Sicherheit beim kollaborativen Arbeiten

• Produkt oder Medienportal als Content Hub für die Bereitstellung von Bildmaterial für größere externe Empfängergruppen

• Einheitliches Markenerlebnis und professionelles Auftreten durch Individualisierungsmöglichkeiten

• Optimierte User Experience, zum Beispiel durch alternative Upload Möglichkeit per Drag and Drop

• Moderne Sicherheitsstandards und Datenhoheit durch Entwicklung und Hosting in Deutschland

• Hundertprozentige DSGVO Konformität

Abkürzungsverzeichnis und Glossar

Die folgende Übersicht fasst relevante Abkürzungen und technische Begriffe im Umfeld der digitalen Bildverwaltung zusammen.

AI und KI

Artificial Intelligence und Künstliche Intelligenz

ML

Machine Learning und Maschinelles Lernen

DAM

Digital Asset Management System

MAM

Media Asset Management System

VAM

Video Asset Management System

Bereitstellungsformen

SaaS

Software as a Service. Bei einem SaaS Lizenzmodell wird die digitale Medienverwaltung und die IT Infrastruktur bei einem externen Dienstleister betrieben. Für die Nutzung wird eine Internetverbindung benötigt. In den Nutzungsgebühren sind Wartung, Updates und regelmäßige Datenbackups in der Regel enthalten.

Private Cloud

Bei einer Private Cloud Lizenz handelt es sich ebenfalls um eine SaaS Lizenz. Der Unterschied besteht darin, dass die digitale Bildverwaltung in einer separaten Cloud Infrastruktur gehostet wird, die ausschließlich für eine Organisation betrieben wird.

On Premises

Bei einem On Premises Lizenzmodell betreibt der Kunde das System eigenverantwortlich lokal auf eigenen Servern über die eigene IT Infrastruktur. Üblicherweise fallen zusätzliche Wartungsgebühren an, um an der Weiterentwicklung der Lösung partizipieren zu können.

Datenschutz

AVV

Auftragsverarbeitungsvertrag beziehungsweise Auftragsverarbeitungsvereinbarung. Im AV Vertrag wird der datenschutzkonforme Umgang mit personenbezogenen Daten durch einen externen Dienstleister geregelt. Der Abschluss eines AV Vertrags ist für Unternehmen mit Sitz in der EU erforderlich.

DSGVO

Datenschutz Grundverordnung. Seit dem 28. Mai 2018 gilt in der Europäischen Union die DSGVO als einheitliche Datenschutzverordnung zum Schutz personenbezogener Daten. Bei der Verwaltung von Bildern und Video handelt es sich in der Regel um Daten, die unter die DSGVO fallen. Daher ist mit dem jeweiligen Anbieter ein AVV gemäß Artikel 28 DSGVO zu schließen.

SLA

Service Level Agreement. Ein SLA ist ein ergänzender Servicevertrag, der geschlossen werden kann, um besondere Anforderungen an Supportdienstleistungen des Anbieters zu regeln.

Metadaten

Dublin Core

Allgemeines Metadatenschema zur Beschreibung elektronischer Ressourcen.

EXIF

Exchangeable Image File Format. EXIF ist ein Standardformat zur Speicherung von Metadaten in digitalen Bildern. Moderne DAM Systeme arbeiten darüber hinaus mit den Metadatenstandards IPTC Daten und XMP.

IPTC Daten

Beim IPTC-IIM Standard handelt es sich wie bei EXIF um ein Datenformat zur Speicherung von Metadaten in Bilddateien.

XMP

Extensible Metadata Platform. XMP ist ein von Adobe entwickeltes Datenformat zur Speicherung von Metadaten. Die IPTC und Dublin Core Spezifikationen können innerhalb des XMP Formats abgebildet werden.

Speicherung und Übertragung

AES 256

Advanced Encryption Standard. AES 256 ist ein weltweiter Standard zur Verschlüsselung von Daten. Durch den hohen Sicherheitsgrad eignet sich die AES 256 Verschlüsselung zum Schutz kritischer Kundendaten. Moderne Lösungen verschlüsseln digitale Assets im ruhenden Zustand, um sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

FTP

File Transfer Protocol. FTP ist ein Netzwerkprotokoll zur Übertragung von Daten. Häufig verfügen cloudbasierte Systeme über einen FTP Zugang, um den Upload großer Bildmengen und Videodateien für Fotografen und Kontributoren zu erleichtern.

SFTP

Secure File Transfer Protocol. SFTP ist eine Alternative zu FTP auf Basis von Secure Shell und ermöglicht verschlüsselte Datenübertragungen.

WebDAV

Web based Distributed Authoring and Versioning. WebDAV ist ein Netzwerkprotokoll zur Bereitstellung von Dateien über das Internet. Es basiert auf dem HTTP Protokoll und bietet im Unterschied zu FTP eine Spezifikation zur Versionskontrolle. Damit kann eine cloudbasierte Mediendatenbank als Netzwerklaufwerk eingebunden werden.