Wie versendet man große Dateien?

By teamnext Editorial Team

Im digitalen Alltag gehört Dateiversand zu den Basics. Trotzdem gibt es ein paar typische Fallen. Weil viele kleine Dateien in einer ZIP-Datei gebündelt werden können, läuft die Ausgangsfrage meist auf ein Kernproblem hinaus: Wie gelingt der Versand wirklich großer Datenmengen, ohne Chaos zu erzeugen?

Beispiel: 50 Fotos in Originalgröße, je 5 MB. Das sind 250 MB. Das gehört nicht in einen E-Mail-Anhang. Die maximale E-Mail-Größe variiert je nach Anbieter, liegt aber oft bei 25 MB oder weniger. Dateien dann auf viele einzelne E-Mails zu verteilen ist die schlimmste Notlösung: unübersichtlich, nervig, unprofessionell – und ein sicherer Weg, Postfächer zu verstopfen.

Merksatz: E-Mail-Anhänge funktionieren nur, solange es bei 1–2 Mails bleibt. Alles darüber sollte über Links gelöst werden.

Große Dateien versenden – so klappt’s

Schritt 1: Zippen

Der erste sinnvolle Schritt ist häufig das Zusammenfassen in eine ZIP-Datei. Dafür braucht es keine Extra-Software wie 7-Zip oder WinRAR.

  • Windows: Dateien markieren → Rechtsklick → Senden an → ZIP-komprimierter Ordner

  • macOS: Dateien markieren → Rechtsklick → Komprimieren

Wichtig: ZIP ist verlustfrei. Es geht keine Bildinformation verloren. Beim Entpacken entstehen wieder die Originaldateien.

Aber: Bei bereits komprimierten Formaten wie JPEG, MP4, MP3 bringt ZIP meist kaum zusätzliche Größenersparnis. Der Hauptvorteil ist dann nicht die Kompression, sondern die bessere Handhabung: eine Datei statt vieler.

ZIP bringt dagegen richtig viel bei:

  • Dokumenten

  • Quellcode

  • vielen RAW-Dateien (teilweise)

  • generell unkomprimierten Daten

Schritt 2: Hochladen – aber wohin?

Große Dateien werden heute fast immer so verschickt: Upload → Link erzeugen → Link senden.

Drei typische Kategorien:

  1. Cloudspeicher
    Beispiele: Dropbox, Google Drive, iCloud, OneDrive
    Gut für: Ablage + wiederholtes Teilen + Zusammenarbeit

  2. File-Sharing-Dienste
    Beispiele: WeTransfer, Swisstransfer, WeSendit
    Gut für: einmaliger Versand, keine dauerhafte Ablage

  3. FTP / Webspace
    Beispiele: Ionos, Strato + FTP (z.B. via FileZilla)
    Gut für: Profis, regelmäßige Transfers, feste Empfängerstrukturen
    Schwäche: höchste Einstiegshürde

Cloudspeicher – typischer Ablauf
Datei in den synchronisierten Ordner legen oder im Browser hochladen → Teilen/Freigeben → Link kopieren.

WeTransfer – typischer Ablauf
Dateien per Drag & Drop hochladen (Free oft bis 2 GB) → Link erzeugen oder Mailversand → Download zeitlich begrenzt (z.B. 7 Tage bei Free).
Hinweis: Bei WeTransfer kann das Zippen oft entfallen, weil der Dienst die Bündelung praktisch übernimmt.

FTP – typischer Ablauf
Upload via Tool wie FileZilla → Zugangsdaten + Serveradresse an Empfänger geben.
Das ist nur dann elegant, wenn ohnehin regelmäßig geliefert wird.

Schritt 3: Versenden

Am Ende zählt die saubere Übergabe:

  • Link in eine E-Mail oder Nachricht einfügen

  • klare Benennung: was ist drin, wie groß, bis wann verfügbar

  • optional: Passwort + Ablaufdatum (wenn möglich)

Moderne Mail-Systeme lösen das teilweise automatisch. Bei Gmail lassen sich Drive-Dateien z.B. als virtuelle Anhänge einfügen – technisch ist das dann ein Freigabelink.

Bei FTP reicht ein Link nicht: Dann werden Adresse + Benutzername + Passwort benötigt. Genau deshalb ist FTP eher ein Profi-Werkzeug.

Lösungen für Unternehmen

Im Unternehmensumfeld reicht „Link verschicken“ oft nicht.

Zusätzliche Anforderungen sind typisch:

  • Datenschutz und Sicherheit (Passwortschutz, Ablaufdatum, Zugriffsbeschränkung, EU-Hosting)

  • Nachvollziehbarkeit (Tracking: wer hat wann was geladen?)

  • Rechte und Governance (Rollen, Freigaben, kontrollierte Verteilung)

  • Skalierung (viele Empfängergruppen, wiederkehrende Prozesse)

Viele große Anbieter sind global aufgestellt. Das ist nicht automatisch schlecht, aber führt häufig zu Diskussionen rund um Datenstandorte, Verträge, Auditierbarkeit und Flexibilität. Für Organisationen mit strengen Anforderungen sind regionale, DSGVO-konforme Anbieter oder On-Premises-Optionen oft die sauberere Lösung.