Dateinamen: Best Practices für die Benennung von Dateien

By teamnext Editorial Team

In größeren Unternehmen entstehen täglich viele Dateien. Sie werden erstellt, bearbeitet und geteilt. Durchdachte Dateinamen verbessern die Auffindbarkeit und erleichtern den Informationsaustausch. Ein konsistentes System kann die Produktivität spürbar erhöhen.

Vor der Betrachtung von Best Practices lohnt ein Blick auf den Normalfall ohne System.

Viele Nutzer verbringen regelmäßig Zeit damit, schlecht benannte Dateien im digitalen Heuhaufen zu suchen. Wird die gesuchte Datei nicht binnen weniger Minuten gefunden, entsteht schnell Frust.

Mangelhafte Dateinamen sind besonders problematisch, wenn zusätzlich Folgendes fehlt:

Metadaten wie Schlagwörter oder Beschreibungen
eine sinnvolle Ordnerstruktur

Diese Kombination ist nicht nur ungünstig, sondern häufig. Wer Dateinamen nebenbei vergibt, legt meist auch keine Metadaten und keine konsistente Ordnerstruktur an.

Im Privatbereich ist das verbreitet. Im Unternehmensbereich existieren oft Ansätze, aber auch dort gibt es viele Beispiele für unklare Ablagen.

Systematische Dateinamen sind ein erster Schritt zu besserer Auffindbarkeit. Dieser Beitrag fokussiert bewusst nur auf diesen Schritt. Ordnung und Konsequenz wirken schnell.

Das einfachste System ist nicht das schlechteste

In einigen Anwendungsbereichen sind fortlaufende Nummern sinnvoll, zum Beispiel in Bildagenturen oder vergleichbaren Archiven. Wichtig sind führende Nullen. Ohne führende Nullen entstehen Sortierfehler wie:

1.jpg
10.jpg
2.jpg
3.jpg

Die Anzahl führender Nullen sollte realistisch dimensioniert sein. Bei einer Bildagentur mit sehr großen Beständen könnte das so aussehen:

00000001.jpg
00000002.jpg
00000003.jpg
…
99999999.jpg

Mit acht Stellen ergibt sich eine Spanne von 99.999.999 möglichen Bildnummern. Das ist in vielen Fällen ausreichend.

Hinweis: Im Archiv und Bibliothekswesen ist das Prinzip fortlaufender Nummern als Numerus Currens bekannt.

Das Datum als Teil des Dateinamens

Zeitliche Aspekte wie Erstelldatum oder Aufnahmedatum eignen sich als Ordnungskriterium. Dabei gelten grundlegende Regeln:

Für eine chronologische Sortierung gehört das Datum an den Anfang.
Das Datumsformat muss sortierfähig sein, zum Beispiel JJJJMMTT oder JJJJ-MM-TT.
Zur Unterscheidung ist mindestens ein weiteres Attribut nötig.

Beispiele:

20240403_001.jpg
20240403_999.jpg
20241001_010.jpg

Das Datum ist hier als Präfix gesetzt. Der zweite Teil ist eine fortlaufende Nummer.

Vermeidung von Sonderzeichen und Leerzeichen

Einige Sonderzeichen sind in Dateinamen systemseitig nicht zulässig. Unter Windows betrifft das:

Unter macOS sind / und : unzulässig oder problematisch. Unter Linux Systemen ist in der Regel nur / ausgeschlossen.

Für einen zuverlässigen Austausch zwischen Betriebssystemen ist es sinnvoll, die Windows Liste als gemeinsame Basis zu nutzen.

Zusätzlich sind unter Windows einige kurze Namen für das System reserviert. Beispiele sind nul, con oder com0. Solche Namen lassen sich nicht verwenden, unabhängig von der Dateiendung. Details stehen in den Windows Namenskonventionen.

Web-Kompatibilität herstellen

In Cloud-Umgebungen und beim Teilen per Link sollten Dateinamen URL tauglich sein. Andernfalls entstehen schwer lesbare URLs. Beispiel:

Dateiname: neue Maßstäbe.pdf
URL kodiert: neue%20Ma%C3%9Fst%C3%A4be.pdf

Lesbarer wird es durch klare Regeln:

Leerzeichen durch Unterstriche oder Bindestriche ersetzen
Umlaute durch ae, oe, ue ersetzen
Eszett durch ss ersetzen

Beispiel:

neue-Massstaebe.pdf

Für bessere Lesbarkeit kann eine Kombination aus Unterstrichen und Bindestrichen sinnvoll sein, sofern sie konsistent eingesetzt wird.

Groß und Kleinschreibung

Je nach Betriebssystem kann Groß und Kleinschreibung unterschieden werden oder nicht. Typische Konstellationen:

Windows ist nicht case sensitiv.
Viele Linux Distributionen sind case sensitiv.
macOS kann beides, Standard ist oft case insensitiv.

Unter Windows können in einem Pfad keine Dateien existieren, die sich nur durch Groß und Kleinschreibung unterscheiden. Unter Linux ist diese Unterscheidung möglich.

Für die Praxis ist die URL relevant. Der Pfad einer URL ist in der Regel case sensitiv. Diese drei URLs können auf unterschiedliche Ziele verweisen:

Das führt schnell zu Inkonsistenzen. Eine konsequente Kleinschreibung reduziert dieses Risiko:

grundsaetze-fuer-dateinamen.html

Häufige schlechte Dateinamen

Oft dominieren automatisch vorgeschlagene Namen aus Programmen:

Dok1.docx
Mappe1.xlsx
Scan1.pdf

Hinzu kommen manuell vergebene Namen, die kaum Inhalt transportieren:

Text_neu.docx
Entwurf_v1.docx
Logo_final_final.psd

Besonders problematisch sind Namen, die nur aus Gewohnheit entstehen:

a.jpg
temp.txt
asdf.docx

Wie viel Inhalt gehört in den Dateinamen

Versionsstände können hilfreich sein. Entscheidend sind jedoch inhaltliche Hinweise. Gesucht wird später eher nach Begriffen, die Inhalt, Zweck oder Anlass abbilden.

Empfehlungen:

Inhaltliche Angaben kurz und eindeutig halten.
Eindeutige Abkürzungen nutzen, wenn sie organisationsweit bekannt sind.
Keine langen Beschreibungen oder Stichwortlisten in den Dateinamen schreiben.

Für umfangreiche Beschreibungen sind Metadaten vorgesehen.

Gibt es eine DIN-Norm für Dateinamen

In DIN 5008:2020-03 behandelt Abschnitt 25.3 die Dateibenennung. Kernaussagen:

Dateinamen bestehen aus zwei bis drei Teilen, zum Beispiel Datum, Anlass, Stichwort.
Zwischen den Teilen steht ein Gliederungszeichen.
Das Datum ist numerisch in der Reihenfolge Jahr, Monat, Tag zu schreiben.
Für Sortierungen kann die Reihenfolge der Elemente angepasst werden.
Leerzeichen und Sonderzeichen wie Umlaute sind zu vermeiden.

Der zentrale Grundsatz lautet: Dateibenennung sollte innerhalb einer Organisation einheitlich sein.

Einheitlichkeit ist entscheidend

Konventionen sollten organisationsweit gelten. Das betrifft auch Begriffe und Schreibweisen. Beispiel für typische Abweichungen:

Einladung JHV 2022.pdf
Jahreshauptversammlung-2023-Einladung.pdf
Einladung_Hauptversammlung_2024.pdf

Ein konsistentes Schema schafft Ordnung:

20211210_Einladung_JHV_2022.pdf
20221209_Einladung_JHV_2023.pdf
20231208_Einladung_JHV_2024.pdf

Einheitliche Systeme scheitern selten an der Logik, sondern an der Umsetzung. In kleinen Teams ist Konsistenz leichter. In größeren Organisationen wirken menschliche Faktoren wie Bequemlichkeit, Ungeduld und unterschiedliche Gewohnheiten. Ohne klare Regeln und Kontrolle zerfällt ein Schema schnell.

Fazit

Ein System für Dateinamen ist keine reine Organisationsfrage. Es ist eine operative Entscheidung, die die Zugänglichkeit digitaler Inhalte verbessert und den Austausch vereinfacht. Der Nutzen entsteht nur, wenn das System konsequent genutzt wird.

Wichtige Hebel für die Umsetzung:

Neue Mitarbeiter früh sensibilisieren.
Einarbeitung mit klaren Beispielen und Regeln.
Grundlagenschulung zu Dateiverwaltung und Digital Asset Management.

Dateinamen entfalten ihr Potenzial im Zusammenspiel mit:

sinnvollen Ordnerstrukturen
gepflegten Metadaten